Et udvalg kan være flere ting. På kollegiet er der nogle faste udvalg, hvilket betyder, at det er besluttet, at udvalget består af et bestemt antal medlemmer, og at nye medlemmer skal vælges på et beboermøde. For tiden er de faste udvalg: Motionsudvalget og IT-udvalget.
Udvalgene mødes med Beboerrådet på fællesudvalgsmøder, der kun er for medlemmer af udvalg. Her drøftes f.eks. tekniske forhold vedr. de enkelte udvalgs funktion, budgetter etc. og her koordineres indsatsen for at løse kollegiets mange opgaver.
Fællesudvalgsmøderne afholdes normalt samme dag som beboermøderne, men påbegyndes en halv time før disse. Herudover kan et udvalg eller beboerrådet anmode beboerrådsformanden om et fællesmøde efter behov.
Det ses meget nødigt, at nogen beboer på kollegiet besidder plads i mere end et udvalg. Udover en udvalgspost accepteres dog en suppleantpost. Der er flere årsager til dette:
At det kan være vanskeligt at varetage funktionen ordentligt.
At der er ønske om at give så mange beboere som muligt lejlighed til at præge det sted de bebor.
At sikre, at beslutningsprocesser på kollegiet foregår så demokratisk som muligt (f.eks. for at undgå inhabilitetsproblemer).
Af hensyn til både udvalgenes funktion og demokratiet er det selvfølgelig vigtigt, at medlemmer af udvalgene altid deltager i såvel udvalgsmøder som beboermøder. Sidstnævnte for at give beboerne lejlighed til at stille spørgsmål til udvalgene og for at få såvel spørgsmål som svar ud til alle kollegiets beboere via referaterne fra beboermøderne.
Nærmere kendskab til et udvalgs funktioner og organisation kan opnås ved at se i forretningsordenen for det aktuelle udvalg, idet alle udvalg skal udarbejde en forretningsorden, der skal godkendes på et beboermøde.
Medlemskab af faste udvalg (jvf. tidligere) kan opnås på et beboermøde. Ud over at sætte sig ind i hvad medlemsskabet af udvalget implicerer (ved at se i forretningsordenen for udvalget og tale med medlemmer af udvalget) er proceduren såre simpel. Man skal blot melde sig som interesseret i posten på det beboermøde hvor den ledige post skal besættes, begrunde sit ønske og håbe på at blive valgt ind.
Har beboere lyst til selv at oprette et udvalg sker dette ved at udforme en forretningsorden for udvalgets virke og derefter at få denne godkendt på et beboermøde:
Forretningsorden lyder måske bureaukratisk, men den tjener to meget praktiske hovedformål: Den danner et grundlag af information for de beboere, der kunne tænke sig at arbejde i udvalget, og den giver et klart billede af, hvad de enkelte udvalg kan og vil.
Webmaster: Michael Bloch Houmann